Site ve apartman yönetim programı

Site yönetim programı nedir, ne işe yarar?

Site yönetim programı; bir apartman ya da sitenin aidat tahakkukunu, tahsilatını, gider kayıtlarını, personel işlemlerini ve sakin iletişimini tek kayıt üzerinde toplayan yazılımdır. Yönetici hesap makinesi, defter, mesajlaşma uygulaması ve banka ekstresi arasında gidip gelmek yerine bütün işi aynı yerden yürütür; ay sonunda rapor üretmek ayrı bir iş olmaktan çıkar.

Türkiye'de apartman ve site yönetimi 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'na tabidir. Aidatın hangi ölçüte göre paylaştırılacağı, işletme projesinin nasıl hazırlanıp tebliğ edileceği, gecikme tazminatının hangi oranda işleyeceği ve karar defterinin nasıl tutulacağı kanunda yazılıdır. İyi bir yönetim programı bu kuralları bilir; yöneticiyi kanunun beklediği biçimde kayıt tutmaya yönlendirir, sonradan itiraz edildiğinde elinde belge bırakır.

Excel ile yönetmekten farkı ne?

Excel bir hesaplama aracıdır, kayıt sistemi değildir. Bir hücre değiştiğinde kimin ne zaman değiştirdiği kalmaz, eski hâli geri gelmez. Yönetim devrinde ya da denetimde tartışma çıktığında dosyanın kendisi delil olmaz.

Yönetim programında her gelir ve gider kaydı sırayla mühürlenir; bir kayıt sonradan değiştirilirse zincir kırılır ve bu tespit edilebilir. Aidat tahakkuku daire sayısına, arsa payına ya da tanımladığınız kategoriye göre otomatik hesaplanır. Tahsilat girildiği anda borç kapanır, makbuz üretilir ve sakin kendi panelinden aynı kaydı görür.

Kimler kullanıyor?

Tek bloklu apartmanlardan çok bloklu sitelere, rezidanslardan AVM'lere ve birden fazla siteyi birlikte yöneten profesyonel yönetim firmalarına kadar geniş bir aralık. Program daire sayısına göre ölçeklenir: on daireli bir apartman da, beş yüz daireli bir site de aynı ekranları kullanır, farklı olan yalnızca daire başına ödenen tutardır.

Yöneticiyi en çok hangi işten kurtarır?

Sahada en çok vakit alan üç iş şudur: kimin ne kadar borcu olduğunu takip etmek, ödemeleri banka ekstresiyle eşleştirmek ve sakinlere durumu anlatmak. Programda borçlu listesi yaşlandırma kovalarıyla hazır durur, banka ekstresi içe aktarılıp ödemelerle eşleştirilir, sakin kendi borcunu ve ödeme geçmişini kendi panelinden görür. Yöneticiye kalan iş karar vermektir.

Nereden başlanır?

Site bilgilerini ve daireleri girmek, aidat kuralını tanımlamak ve sakinleri davet etmek yeterli. Başka bir programdan ya da Excel'den geliyorsanız daire, sakin ve devir bakiyesi bilgileri toplu olarak aktarılabilir; sıfırdan veri girmek zorunda kalmazsınız. Modüllerin tamamı Özellikler sayfasında, kanuni dayanaklar ve uygulama örnekleri Blog bölümünde.