Dijital platformlara geçişte tanım, yükümlülükler, raporlama zamanları ve sıkça sorulan sorular.
Dijital dönüşüm ne demek?
Site yönetiminde dijital dönüşüm, aidat takibi, duyuru, arıza bildirimi ve belge arşivinin dijital platformlar üzerinden yürütülmesidir. Kağıt ve manuel süreçlerin azalması şeffaflığı ve verimliliği artırır.
Sistemi kim yönetir?
Yönetim kurulu dijital sistemin kurulması ve kullanımından sorumludur; kat malikleri toplantısında alınan kararla platform seçimi yapılır. Yönetici veya yönetim şirketi verilerin doğru girilmesi ve raporlanmasından yükümlüdür.
Veriler ne zaman güncellenmeli?
Dijital sistemde aylık gelir-gider ve aidat durumu sürekli erişilebilir olmalıdır. Yıllık kesin hesap ve denetim raporları yine toplantı öncesi dijital ortamda paylaşılabilir. Veri girişleri günlük veya haftalık yapılmalıdır.
Sistemde bulunması gerekenler
Platform kullanıcı listesi, yetki tanımları, aidat ve gider kayıtları, yüklenen belgeler (fatura, makbuz), duyuru ve toplantı kayıtları. KVKK uyumlu veri saklama ve erişim politikası gerekir.
Veri güvenliği ve yaptırımlar
Dijital dönüşüm yasal zorunluluk değildir; ancak kişisel verilerin işlenmesi KVKK kapsamındadır. Veri sızıntısı veya yetkisiz erişim idari ve cezai yaptırım doğurabilir. Sözleşmelerde gizlilik ve veri güvenliği maddeleri yer almalıdır.
Sıkça sorulan sorular
- Dijital platform seçerken nelere dikkat edilmeli?
KVKK uyumu, kullanım kolaylığı, aidat-duyuru-arıza modülleri, raporlama ve yedekleme özellikleri değerlendirilmelidir. Referans siteler ve deneme süresi istenebilir.
- Kat malikleri dijital sisteme nasıl dahil edilir?
Toplantıda karar alındıktan sonra e-posta veya SMS ile davet gönderilir; giriş bilgileri paylaşılır. Erişim sadece kendi daire bilgisi ve ortak duyurularla sınırlı tutulabilir.
- Eski evraklar dijital ortama taşınmalı mı?
Zorunlu değildir; ancak son 3–5 yılın kesin hesap ve önemli kararları arşivlenirse şeffaflık ve denetim kolaylaşır. Orijinal belgeler yasal saklama süresince muhafaza edilmelidir.